よくある質問
名前入りの防災地図について【2018年3月更新】
- [公開日:2022年3月19日]
- [更新日:2022年3月19日]
- ID:410
私は自治会長をしていて、現在、防災地図の改訂を進めています。現在の地図は平成16年に作成しました。1軒ずつに地番と名前が入ったいわゆる防災地図を作成しています。今回の改訂にあたっても、各戸の了解があれば名前入りの地図を作成してもいいでしょうか?個人情報保護の関係で心配しています。各戸の了解は、回覧で〇印をもらい、掲載が困る人にはその旨意思表示をしてもらう欄を設け、その人の部分は地番のみとしたいと思います。自治会の名簿作成についても住民の同意と取り扱いについての注意を徹底すれば作成と住民への配布は出来ると聞いています。同様の扱いが出来るかどうか教えてください。
回答
広聴情報課からの回答
平成27年9月に個人情報保護法が改正され、その施行日である平成29年5月30日以降は、自治会を含むすべての事業者に対し、法律が適用されることになりました。
自治会が名簿等を作成しようとする場合、利用目的を本人へ通知し、かつ、本人以外の者に個人情報を提供する場合は、本人の同意を得る必要があります。お問い合わせいただいた防災地図についても名簿作成と同様の取り扱いで構わないと考えられます。
なお、貴自治会の防災地図は、平成16年に作成されたものとのことですが、法律の改正前にすでに取得している個人情報については、以前に防災地図を作成する際、本人に対して利用目的を伝え、第三者提供について同意を得ている場合は、改めて何か行う必要はありません。過去の状況から明らかに同意を得ていないと考えられる場合や、個人情報をもらったときの状況が不明で不安と考える場合は、改めて同意を得る必要があります。
同意を得る方法としては、本人に署名してもらう、チェック欄を設け同意について確認したことの記録を残すといった対応が考えられます。同意は口頭でも構いませんが、その場合、日時や相手方(本人、親権者等)等、記録を取っておくことを推奨します。
また、新しい防災地図が作成されたり、不要になったりした場合には、シュレッダー等で裁断するなど、個人情報が漏洩しない方法で処分していただくようお願いします。
自治会が名簿等を作成しようとする場合、利用目的を本人へ通知し、かつ、本人以外の者に個人情報を提供する場合は、本人の同意を得る必要があります。お問い合わせいただいた防災地図についても名簿作成と同様の取り扱いで構わないと考えられます。
なお、貴自治会の防災地図は、平成16年に作成されたものとのことですが、法律の改正前にすでに取得している個人情報については、以前に防災地図を作成する際、本人に対して利用目的を伝え、第三者提供について同意を得ている場合は、改めて何か行う必要はありません。過去の状況から明らかに同意を得ていないと考えられる場合や、個人情報をもらったときの状況が不明で不安と考える場合は、改めて同意を得る必要があります。
同意を得る方法としては、本人に署名してもらう、チェック欄を設け同意について確認したことの記録を残すといった対応が考えられます。同意は口頭でも構いませんが、その場合、日時や相手方(本人、親権者等)等、記録を取っておくことを推奨します。
また、新しい防災地図が作成されたり、不要になったりした場合には、シュレッダー等で裁断するなど、個人情報が漏洩しない方法で処分していただくようお願いします。
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