名前入りの防災地図について【2018年3月更新】

平成27年9月に個人情報保護法が改正され、その施行日である平成29年5月30日以降は、自治会を含むすべての事業者に対し、法律が適用されることになりました。
自治会が名簿等を作成しようとする場合、利用目的を本人へ通知し、かつ、本人以外の者に個人情報を提供する場合は、本人の同意を得る必要があります。お問い合わせいただいた防災地図についても名簿作成と同様の取り扱いで構わないと考えられます。
なお、貴自治会の防災地図は、平成16年に作成されたものとのことですが、法律の改正前にすでに取得している個人情報については、以前に防災地図を作成する際、本人に対して利用目的を伝え、第三者提供について同意を得ている場合は、改めて何か行う必要はありません。過去の状況から明らかに同意を得ていないと考えられる場合や、個人情報をもらったときの状況が不明で不安と考える場合は、改めて同意を得る必要があります。
同意を得る方法としては、本人に署名してもらう、チェック欄を設け同意について確認したことの記録を残すといった対応が考えられます。同意は口頭でも構いませんが、その場合、日時や相手方（本人、親権者等）等、記録を取っておくことを推奨します。
また、新しい防災地図が作成されたり、不要になったりした場合には、シュレッダー等で裁断するなど、個人情報が漏洩しない方法で処分していただくようお願いします。